Existe um indicador fundamental que todo gestor jurídico deveria dominar, mas que poucos conseguem reportar com precisão: o tempo médio necessário para a aprovação de um contrato na companhia. Para a maioria dos departamentos, a resposta é baseada em estimativas vagas, pois o ciclo de vida de cada documento varia drasticamente sem uma justificativa técnica clara. Enquanto alguns contratos são finalizados em dias, outros se perdem em trâmites internos por semanas, e essa discrepância raramente está ligada à complexidade jurídica da minuta.
Na realidade, a demora está associada ao tempo de espera invisível, onde o documento fica parado aguardando a ação de alguém que sequer sabe da sua urgência. Esse travamento operacional gera consequências graves, desde o desgaste no relacionamento com fornecedores até a perda de oportunidades de negócio para concorrentes mais ágeis. Estruturar esse processo não é apenas uma questão de velocidade, mas de garantir que a agilidade caminhe junto com a governança e a segurança jurídica.
O ciclo total de aprovação de um contrato é composto pela soma do tempo de trabalho ativo e do tempo de espera passiva. Em estruturas sem processos definidos, o tempo de espera pode representar até 80% do tempo total, com documentos estagnados em caixas de entrada lotadas ou aguardando gestores que estão em reuniões ou viagens. Três problemas principais sustentam esse atraso crônico:
Quando não existe um processo oficial, o contrato circula por canais informais como e-mail, mensagens de texto ou conversas de corredor. Isso faz com que o documento chegue a quem o solicitante conhece e não necessariamente a quem possui a autoridade técnica ou financeira para aprová-lo, gerando retrabalho e confusão.
Sem um sistema que registre a localização exata do documento e o tempo de permanência em cada etapa, torna-se impossível cobrar agilidade de forma objetiva. O gestor jurídico perde a capacidade de identificar se o gargalo reside na revisão técnica, na aprovação financeira ou na coleta de assinaturas da contraparte.
A ausência de documentos que definam quem pode aprovar cada valor ou tipo de contrato faz com que solicitações de baixo risco subam desnecessariamente na hierarquia. É comum ver contratos de baixo valor chegarem à mesa de diretores ou do CEO apenas porque o gestor da área não tem segurança sobre sua própria autonomia de aprovação.
Um fluxo de aprovação bem estruturado é o conjunto de regras e condições que determinam o avanço de um contrato desde a sua concepção até a assinatura final. Para ser eficiente, esse desenho deve responder com clareza quem revisa, quem aprova e qual a ordem lógica dessas ações, além de estabelecer critérios para cada fase e o que deve ser feito caso um prazo expire.
Tratar todos os contratos com o mesmo rigor processual é uma receita para a lentidão. Um contrato de prestação de serviços baseado em modelo padrão deve seguir um fluxo simplificado, envolvendo apenas a revisão jurídica básica e a aprovação do gestor imediato. Já operações complexas, como uma joint venture, exigem fluxos mais robustos com revisões financeiras, aprovações da diretoria executiva e conselho. Mapear essas etapas por categoria evita que demandas simples fiquem presas em filas de alta complexidade.
A matriz de alçadas é o pilar da governança contratual. Ela cruza a natureza do contrato com faixas de valores específicos, delegando autoridade de forma distribuída. Por exemplo, contratos de fornecimento recorrente até um determinado valor podem ser aprovados apenas pelo gestor da área, enquanto contratos atípicos ou de alto valor exigem a assinatura conjunta do jurídico, financeiro e diretoria. Quando essa matriz é formalizada, a burocracia desnecessária é eliminada e a responsabilidade é atribuída de forma correta.
Para que o fluxo funcione na prática, a automação desempenha um papel decisivo. Notificações automáticas eliminam o argumento do esquecimento, colocando a responsabilidade no processo e não na memória individual. Além disso, ferramentas modernas permitem a configuração de alertas de escalonamento: se um aprovador não agir dentro do prazo estipulado, o sistema notifica automaticamente seu superior imediato, criando um senso de urgência orgânico.
Estabelecer prazos internos, os SLAs, por etapa é o que permite a melhoria contínua. Ao definir que a revisão jurídica deve ocorrer em um dia útil e a aprovação financeira em outro, o gestor passa a ter dados para identificar exatamente onde o fluxo trava. Sem essa visibilidade, a empresa opera no escuro, aumentando significativamente o tempo médio de ciclo e criando riscos de governança, já que se torna difícil provar, em auditorias futuras, que cada contrato seguiu o rito de aprovação exigido pela política interna.
Um fluxo de aprovação bem desenhado não deve ser visto como um entrave, mas como o motor que permite ao jurídico responder às demandas do negócio com agilidade e proteção. O ENSPACE oferece as ferramentas necessárias para configurar esses fluxos de acordo com a realidade da sua empresa, integrando matrizes de alçadas, notificações automáticas e dashboards de desempenho em tempo real.
Brasil
Rua Luiz Seráphico Junior, 511,
2º Andar, São Paulo/SP
Telefone:+55 11 3294-0935
Estados Unidos
4700 Millenia Boulevard, 500,
Office 5124, Orlando, FL - 32839
Telefone:+1 718 419-3414
Certificações de Seguranca e Qualidade
Implantação assegurada por
Associações e Parcerias
Reconhecido por
