Compliance, privacidade e segurança

Automatize seu fluxo de compliance com IA, do jeito da sua empresa

Da denúncia ao pedido do titular de dados, cada caso segue as etapas, os prazos e os responsáveis que você definir. Quando o processo mudar, o fluxo muda junto, sem recomeçar do zero.

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Canal, privacidade e terceiros

Os três fluxos do compliance, em um só lugar

O risco não está só no conteúdo do caso, está em como ele é tratado. Aqui, cada caso segue etapas com dono, prazo e registro.

Denúncias
Pedido do titular
Terceiros
Trilha

Denúncia com triagem estruturada.

  • Relato com opção de sigilo.Numa fila que só quem o perfil libera enxerga.
  • Apuração com dono e prazo.Recebimento, triagem, apuração e conclusão.
  • Gravidade e conclusão são de pessoas.O compliance designa quem apura; o comitê conclui.
Registro do relato DN-0087 do canal de denúncia, na aba Dados: em apuração com a apuradora Lúcia Andrade e prazo até 29/11, com identificação sigilosa e categoria de conflito de interesse. O caso só aparece para a apuradora e o comitê.Registro do relato DN-0087 do canal de denúncia, na aba Dados: em apuração com a apuradora Lúcia Andrade e prazo até 29/11, com identificação sigilosa e categoria de conflito de interesse. O caso só aparece para a apuradora e o comitê.

Pedido do titular com o prazo à vista.

  • O pedido entra pelo formulário.E vira registro com etapa obrigatória.
  • A IA classifica o tipo de pedido.Acesso, correção ou exclusão, para o encarregado conferir.
  • Cada área localiza o dado na sua tarefa.O prazo fica no registro, com alerta.
Pedido de titular LG-0143: o tipo, acesso aos dados, foi classificado pela IA, e a data para responder foi conferida pelo encarregado Fábio Nunes. Abaixo, as tarefas de RH, TI e Atendimento para localizar os dados: uma concluída, uma aguardando e uma atrasada.Pedido de titular LG-0143: o tipo, acesso aos dados, foi classificado pela IA, e a data para responder foi conferida pelo encarregado Fábio Nunes. Abaixo, as tarefas de RH, TI e Atendimento para localizar os dados: uma concluída, uma aguardando e uma atrasada.

Contrato com terceiro passa pelo checklist.

  • Checklist obrigatório de dados e segurança.Antes de o contrato seguir para assinatura.
  • Fluxo entre jurídico, TI e compliance.Cada parte aprova o que é dela, com registro.
  • O revisor aponta a cláusula ausente.No Word ou no ENSPACE, para o jurídico decidir.
Checklist de segurança do contrato com a Nuvem Sul Tecnologia: quatro itens atendidos e a cláusula de aviso de incidente ausente. Abaixo, as tarefas de aprovação do fluxo: a do jurídico feita, a da TI aguardando e a do compliance na fila.Checklist de segurança do contrato com a Nuvem Sul Tecnologia: quatro itens atendidos e a cláusula de aviso de incidente ausente. Abaixo, as tarefas de aprovação do fluxo: a do jurídico feita, a da TI aguardando e a do compliance na fila.

A trilha que a auditoria pede, sem remontar.

  • Quem fez cada etapa, e quando.Com o antes e o depois de cada mudança.
  • Painel por tipo de caso.Recebidos, em andamento e concluídos.
  • Exportação para Excel.Com o filtro da tela, para a auditoria interna ou externa.
Dash · Compliance no ENSPACE, com os botões Novo Painel e Editar Dashboard: o painel Casos por tipo divide os casos do ano entre denúncias, pedidos de titular e contratos com terceiros, em rosca, e o painel Relatos por situação mostra os relatos recebidos, em apuração e concluídos, em barras.Dash · Compliance no ENSPACE, com os botões Novo Painel e Editar Dashboard: o painel Casos por tipo divide os casos do ano entre denúncias, pedidos de titular e contratos com terceiros, em rosca, e o painel Relatos por situação mostra os relatos recebidos, em apuração e concluídos, em barras.
Caso de uso

Quando o fornecedor vai acessar dados da empresa

A validação da cláusula deixa de depender de quem revisou. O revisor aplica as regras de conformidade da área no próprio contrato, e o jurídico decide com a TI e o compliance no fluxo.

  • Regras escritas pelo jurídico.Dados, incidente e subcontratação: o critério é da área.
  • Sugestão com marca de revisão.Para aceitar ou recusar, com o motivo ao lado.
Contrato com fornecedor aberto no Word com o painel do ENSPACE: o revisor aplica as regras de conformidade da área, aponta que falta a cláusula de aviso de incidente e que a subcontratação está fora da regra, e sugere o texto com marca de revisão.Contrato com fornecedor aberto no Word com o painel do ENSPACE: o revisor aplica as regras de conformidade da área, aponta que falta a cláusula de aviso de incidente e que a subcontratação está fora da regra, e sugere o texto com marca de revisão.
Com a IA

Rotinas que você pode passar para a IA

A IA lê, resume e aponta. Gravidade, conclusão, resposta ao titular e aprovação do contrato ficam com quem responde por elas.

Organizar o relato que chega
Com IA: resume o relato e sugere a categoria pelos critérios do compliance.

Fica com você: a gravidade e a designação de quem apura.

Resumir a apuração para o comitê
Com IA: reúne evidências e cronologia do caso num resumo para revisão.

Fica com você: a conclusão, que é do comitê.

Classificar o pedido do titular
Com IA: identifica se é acesso, correção ou exclusão e abre as tarefas das áreas.

Fica com você: conferir o prazo e acompanhar as áreas.

Montar a resposta ao titular
Com IA: prepara a resposta pelas regras da área, com o que as áreas encontraram.

Fica com você: revisar e responder ao titular.

Conferir o contrato com terceiro
Com IA: aponta a cláusula obrigatória de dados e segurança que falta, no Word ou no ENSPACE.

Fica com você: a decisão conjunta de jurídico, TI e compliance.

Levar o painel ao comitê
Com IA: resume o painel do compliance e envia por e-mail no dia combinado.

Fica com você: a leitura e as decisões do comitê.

IA no compliance

A IA organiza o caso. Quem decide é sempre uma pessoa.

Nos três fluxos, a IA lê, resume e aponta: o relato, o tipo de pedido do titular, a cláusula que falta. A decisão fica com quem responde por ela.

  • Mostra o relato sensível só para quem o perfil libera.
  • Usa as permissões de quem pede: o que a pessoa não vê, a IA também não mostra.
  • Registra no histórico cada ação da IA, com quem pediu.
Depoimento

Quem opera no ENSPACE conta o que mudou na rotina

Acabaram os e-mails: hoje a gente faz tudo dentro do ENSPACE, de uma forma mais rápida e com registros que nos trazem muita segurança.
Suzano
Denise PereiraCoordenadora de Legal Operations, Suzano
Para quem avalia

O que a TI, a auditoria e o compliance perguntam

Quatro respostas que costumam aparecer antes da compra.

Permissão por perfilO caso sensível fica numa fila com permissão por cargo.
Histórico com antes e depoisQuem fez cada etapa da apuração, quando e o que mudou.
Integração pela APIAPI aberta em todos os planos. O que conectar, definimos com a sua TI.
SegurançaRelatórios SOC 2 Type II e ISAE 3402, para a avaliação da sua TI.

Comece pelo fluxo que mais preocupa o seu compliance

Numa conversa curta, você conta como chegam hoje as denúncias, os pedidos de titular e os contratos com terceiros, e nós mostramos o mesmo caminho no ENSPACE.

  1. 1
    Você conta qual desses fluxos pesa mais hoje.
  2. 2
    Mostramos o fluxo com etapas, dono e prazo, com dados de exemplo.
  3. 3
    Você decide se faz sentido seguir.
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Retornamos em até 1 dia útil. Seus dados servem só para este contato, conforme a LGPD.

Perguntas antes de decidir

Como fica o sigilo de quem relata?
+

O relato pode ser enviado com opção de sigilo, e a fila só aparece para quem o perfil libera. Como você retorna a quem relatou é definido com o nosso time na implantação.

A IA decide a gravidade ou a conclusão?
+

Não. A IA pode resumir o relato e sugerir a categoria. Gravidade, designação de quem apura, apuração e conclusão são sempre de pessoas.

O prazo do pedido do titular é calculado pelo sistema?
+

A data para responder entra no registro para o encarregado de dados conferir e vira alerta nas tarefas de cada área. A resposta sai depois da revisão dele.

Os relatórios saem no formato do regulador?
+

Não. O painel mostra o andamento por tipo de caso, e a lista sai para o Excel com o filtro da tela. O formato que cada órgão pede é montado pelo time de compliance.