A funcionalidade de Gerador de Documentos permite a geração automática de documentos a partir de formulários preenchidos. É possível configurar templates, revisar e editar documentos, criar abas personalizadas (Folders) e mais.

Agosto 2022

Release 09.08.22

Gerador de Documentos

Trata-se da funcionalidade de geração de documentos de forma automática, a partir do preenchimento de um formulário, onde os dados preenchidos pelo usuário são automaticamente inseridos em um documento template pré-configurado.

CONFIGURAÇÃO DE TEMPLATES DE DOCUMENTOS

Os documentos são configurados por categorias. Na coluna “Componentes”, foi disponibilizado um componente denominado “Doc. Template”.

Essa tela demonstra todos os documentos que são configurados naquela categoria, e a qualquer momento, é possível criar um novo documento.

É possível que o usuário crie um documento diretamente pelo EN-SPACE, ou realize o upload de um arquivo da sua máquina.

Independente da opção escolhida, será carregada uma tela contendo um editor de texto, para que o usuário realize qualquer alteração que entenda necessária.

Além disso, foram criadas Variáveis, que é a possibilidade de incluir campos já configurados, para que no momento em que o usuário os preencher, as informações preenchidas sejam carregadas no documento. Ao escolher a Variável desejada, basta que o usuário cole no local desejável no documento.

CONFIGURAR REVISÃO/EDIÇÃO DO DOCUMENTO

Na configuração de uma tarefa, foram incluídas três novas ações:

  • Revisão de Documento (Externa) – Trata-se de uma tarefa que permite a revisão/edição do documento por uma pessoa externa ao EN-SPACE, ou seja, alguém que não seja um usuário do sistema poderá revisar o documento gerado naquele item.
  • Revisão de Documento (Interno) – Permite a revisão/edição do documento por um usuário do sistema.
  • Gerar Documento do Item – Permite que o usuário escolha o template que será utilizado naquele item.

VISUALIZAÇÃO DO DOCUMENTO NO PREENCHIMENTO DE UM FORMULÁRIO

Caso seja configurado deste modo, é possível a geração do documento pelo usuário que está preenchendo o formulário para criação do item.

ESCOLHER TEMPLATE EM UMA TEREFA

Caso a ação da tarefa seja “Gerar Documento do Item”, é possível selecionar o documento que será gerado naquele item.

REVISÃO INTERNA

Possibilidade de revisão/edição do documento em uma tarefa, caso a ação seja “Revisão de Documento (Interno)”.

REVISÃO EXTERNA

ABA DOCUMENTO

Trata-se de um Folder com a visualização tanto da versão atual do documento, quanto das versões anteriores, podendo realizar o download de cada uma delas, e visualizar quando e qual usuário gerou cada versão.

Folders

Trata-se da possibilidade de criar abas personalizadas (além das nativas).

Os folders são configurados por categorias. Na coluna “Componentes”, foi disponibilizado um componente denominado “Pastas”.

É possível que o usuário crie abas que permitem apenas a visualização de dados, ou crie abas para preenchimento de dados.

Além disso, tanto as abas nativas quanto as personalizadas, são possíveis que o usuário a qualquer momento decida se ficarão ou não visíveis para aquela categoria.

Filtro de Formulário no início do Fluxo

Na configuração de um fluxo, foi inserida uma nova condicional, com a possibilidade de que os usuários escolham quais formulários farão parte daquele fluxo.

Seções de Formulários

Na configuração de um formulário, é possível que os campos sejam separados por seções, para um melhor aprimoramento na visualização dos campos pelo usuário final.

Acesso à ficha do Item

Agora é possível acessar a ficha do item pelas telas “Minhas Tarefas” e “Minhas Requisições”.

Ao lado de cada tarefa ou de cada item, na coluna “Ações”, foi incluído um novo botão que funciona como atalho para a ficha do item.