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El ciclo de vida del contrato: beneficios para la gestión de su empresa. La gestión de contratos o administración de contratos va más allá de coordinar plazos y vencimientos. Es un recurso poderoso para la gestión empresarial.
¿De quién son los contratos en una empresa?
En Brasil, es común que la palabra «contrato» se refiera al abogado, al gerente del departamento legal o al profesional que controla este tipo de gestión. Sin embargo, a medida que una empresa madura, vemos que el volumen significativo de trabajo relacionado con la gestión de contratos se puede segmentar y dividir entre diversas áreas si la empresa cuenta con software que ayude en esta organización y estandarización de documentos.
¿Cuál es la importancia de un contrato para mi empresa?
Las relaciones comerciales y profesionales, ya sea mantenidas con clientes, proveedores, socios o profesionales, son relaciones de confianza, basadas en la palabra y la buena fe, y esto no cambiará. Entonces, ¿por qué deberíamos insertar un trozo de papel si todo va bien?
La primera percepción es la seguridad de que lo acordado está escrito y lo que está escrito puede ser probado, si es necesario.
Por supuesto, la intención es que el negocio acordado exista y permanezca sin grandes contratiempos, pero no hay nada como poner todo lo acordado por escrito.
Esto sucede porque en Brasil, todo lo que está escrito tiene un valor diferente, ya sea debido a la formalidad y la necesidad de que todos los involucrados lo consideren importante y lo cumplan, o en el caso de requerir en la corte alguna situación incumplida.
La segunda se refiere al riesgo que pretende asumir para una determinada operación o negocio. No hay forma de estar completamente libre de riesgos, pero es importante medirlos y describirlos correctamente en un trozo de papel.
En esta publicación, mostraremos cómo cualquier empresa, de cualquier segmento y tamaño, puede tener una estructura de gestión de contratos y llevar a cabo el ciclo de vida de un contrato de manera simple y sin muchas complicaciones.
Es común en Brasil que la palabra «contrato» se refiera al abogado, al gerente del departamento legal o al profesional que controla este tipo de gestión.
Pero, ¿cuál es el ciclo de vida del contrato?
El ciclo de vida del contrato es una traducción libre de una frase del idioma inglés, ampliamente conocida y hablada, especialmente en los Estados Unidos: Gestión del Ciclo de Vida del Contrato.
En países cuya cultura legal y social está muy respaldada por la buena fe y las costumbres, la facilidad y la reducción de la burocracia contribuyen a que profesionales no abogados puedan y estén interesados en liderar departamentos de gestión de contratos que no están vinculados a un departamento legal, por ejemplo.
Es extremadamente común que el departamento de compras de una empresa tenga sus propios modelos de contrato, llamados Plantillas, que se desarrollan y utilizan para los negocios de la empresa y, si es necesario, reciban alguna orientación legal sobre los términos y qué sucederá si cierta frase, palabra o interpretación puede generar algún tipo de riesgo.
El Gerente del Ciclo de Vida del Contrato está directamente vinculado al proceso operativo, que varía según cada empresa, pero básicamente tiene la siguiente estructura:
Solicitud
Este es el momento en que un profesional de la empresa solicita el documento del software. Dependiendo de la cultura de la empresa, el profesional completa alguna información y recibe una plantilla de contrato lista para usar o la solicitud se envía al departamento de gestión de contratos o al departamento legal.
Plantilla y Personalización
Dependiendo de las circunstancias del negocio, la plantilla puede no ser suficiente porque el negocio tiene detalles específicos. En este caso, la gestión de contratos puede adaptar la plantilla con las condiciones del negocio para proporcionar la seguridad y el detalle necesarios para que las partes involucradas se sientan seguras y acuerden las condiciones.
Negociación y Revisión
Esta es la fase en la que las partes involucradas reciben una versión preliminar, «borrador» o «esquema», para identificar si todo lo acordado en el documento está contenido en él. Esta fase también consiste en revisiones, comentarios que se escriben en el borde del documento y se envían por correo electrónico. A medida que se modifican las versiones, los nuevos archivos se nombran con el último cambio hasta que todos estén seguros.
Firmas
Este es el momento en que las partes involucradas firman el acuerdo al que han llegado. Estas firmas se realizan actualmente electrónicamente debido a la reducción de costos y la facilidad entre las partes involucradas. En Brasil, las firmas electrónicas son ampliamente aceptadas, con o sin certificación digital, sujeto al cumplimiento de ciertos requisitos, que normalmente todas las plataformas de firma digital tienen.
Archivo
Archivar no es más que almacenar el archivo que contiene las firmas electrónicas y el documento que fue objeto de estas firmas en una nube y dentro del software para que, si es necesario, las partes involucradas puedan consultar y tomar medidas.
Administración
La administración es el seguimiento del negocio (contrato) que se ha celebrado entre las partes. Este tipo de administración es muy común en áreas de gestión de contratos, especialmente en aquellas donde la prestación de servicios es continua, es decir, proveedores que tienen una relación a largo plazo con la empresa y que deben cumplir obligaciones mensuales a cambio de recibir valores. Es cierto que los contratos que implican la adquisición de insumos, materias primas y productos están sujetos a la administración contractual por parte de la gestión de contratos, especialmente para observar las reglas relacionadas con la facturación y la liberación de valores a las partes involucradas.
Renovación y Renegociación
Se refiere al momento posterior en que el gerente de contratos, mientras supervisa y administra la negociación, identifica la proximidad del vencimiento e inicia una fase para renovar y renegociar un nuevo ciclo de negocio con las partes involucradas. Es una fase importante que requiere mucha atención para garantizar el vencimiento de los plazos y condiciones.
¿La Gestión de Contratos es solo para empresas grandes?
No. Es una cuestión empresarial. Cuando comiences a organizar tus documentos y los negocios contenidos en ellos, es innegable que tu experiencia como empresario será mucho mejor porque tendrás control de la información en todo momento. No siempre la palabra «contrato» significa un pedazo de papel con este nombre. Hay muchos otros documentos que no tienen el nombre del contrato pero contienen las condiciones del negocio, términos, cómo debe hacerse, entregarse, producirse, entre otros temas que negociaste y que no tienen un nombre de contrato y que se insertan en otro documento.
El ejemplo más simple son las propuestas comerciales. A menudo, las propuestas comerciales no solo presentan el nombre, el valor, la descripción del servicio o producto, el plazo de entrega y el precio. Establecen las condiciones previas a la formalización de un contrato o incluso insertan pequeñas cláusulas (fragmentos de texto) para garantizar las condiciones de ese negocio que se celebra.
Por eso es tan importante la gestión de contratos porque todos los documentos escritos por tu empresa se vuelven revisables y adecuados para seguir un flujo predeterminado para garantizar que ningún documento, ya sea que tenga un nombre de contrato o no, se firme sin tu validación y autorización.
¿Necesito un abogado para tener gestión de contratos?
Por supuesto que no. Aunque es prudente que tengas un abogado de confianza para preparar documentos a medida de tus intereses, tú o alguien en quien confíes puede ser responsable de supervisar las fases relacionadas con la negociación, desde la solicitud de un contrato hasta el archivo y la administración.
Cualquiera puede redactar y firmar un contrato, aunque es prudente consultar a un abogado. Sin embargo, si estás muy acostumbrado a tu negocio y entiendes que tienes la capacidad de prever todos los riesgos en un papel, puedes redactar tus documentos tú mismo.
Por otro lado, puedes adquirir unas pocas horas de consultoría de un abogado para preparar documentos estándar «Plantillas» especialmente en esas negociaciones donde presentas un modelo de contrato/documento a la otra parte y las condiciones no son negociables.
Esto garantizará que tengas un ritmo más rápido que los competidores y ofrecerá una gran eficiencia y beneficio para tu empresa.
¿Cuáles son las desventajas de no tener gestión de contratos?
La falta de reglas claras y procesos en una empresa afecta su productividad y rentabilidad. Cuando no tienes gestión de contratos en tu empresa, generalmente te enfrentas a situaciones como:
Los departamentos contratan proveedores, los documentos no están estandarizados, los pagos y los términos no se ajustan a tu flujo de efectivo y estrategia empresarial;
Dificultad para controlar las condiciones bajo las cuales tu socio, departamento o profesionales actúan hacia terceros, dificultando una visión central de la empresa;
Retraso en la conclusión de acuerdos debido a la ausencia de procesos operativos y controles a través de correos electrónicos;
Plazos y términos olvidados por los responsables y dificultades para consultar a través de hojas de cálculo;
Dificultad para medir la productividad de los profesionales involucrados porque no es posible identificar el tiempo y el esfuerzo dedicado a actividades de control.
Consejos para crear gestión de contratos en tu empresa
Independientemente del tamaño de tu empresa, la gestión es esencial para evitar el desperdicio y continuar con el crecimiento. Aquí hay algunos consejos para comenzar el proceso de estructuración, incluso si no tienes un departamento legal.
Centraliza las solicitudes
Encuentra una manera de centralizar las solicitudes de contrato en un solo lugar. Incluso puedes ofrecer que la solicitud se realice a través de diversos formularios como correo electrónico, formularios en el sitio web, WhatsApp, Microsoft Teams, etc., pero asegúrate de que todas estas solicitudes se concentren en un solo canal para el control y la administración.
Controla las Plantillas
Define plantillas predefinidas para ser utilizadas en tus negociaciones principales, en aquellas que realizas rutinariamente. Ejemplos incluyen contratos de empleo, contratos de compra y venta, contratos de arrendamiento, contratos de prestación de servicios, propuestas comerciales, fichas de compra, facturación, presupuestos, entre otros modelos.
Plazos y Procesos
Ajusta en tu empresa qué plazos tendrán los profesionales para preparar, revisar, modificar, firmar los documentos y plantillas, o si necesitan personalización, cuál es el plazo establecido. Es importante definir los procesos identificando cuál es el proceso más común, creándolo y luego estableciendo excepciones a medida que identificas la necesidad.
Responsabilidades
Identifica quién será responsable de liberar la plantilla, revisión de documentos, firmantes, administradores de contratos o documentos en tu empresa.
Método de Firma
Define en el propio documento y en las reglas internas de tu empresa cómo será el método de firma, si será a mano o digital. Asegúrate de utilizar empresas de firma electrónica que tengan certificados del gobierno brasileño para la validez de las firmas.
Organiza y Administra
Define quién es responsable de almacenar, guardar archivos electrónicos y quién los administrará, los consultará en caso de dudas o tomará medidas. Este tipo de organización puede tener lugar en un lugar apropiado y con suficiente seguridad para evitar invasiones y pérdida de información. Asegúrate de hacer copias si la administración se realiza fuera de un entorno tecnológico certificado.
Monitorea las Etapas
Recuerda que el ciclo de vida del contrato consta de etapas y que es función de un gerente identificar cualquier barrera y problema en las etapas y tomar medidas para garantizar que el proceso fluya de manera natural y sin interrupciones. Asegúrate de poder controlarlo fácilmente y sin invertir demasiado tiempo.
Elige un Software
Puedes administrar contratos, propuestas comerciales, documentos de entrega o documentos de tu empresa solo a través de hojas de cálculo.
Ciclo de Vida del Contrato: Beneficios para la Gestión de su Empresa
La gestión de contratos o el manejo de contratos va más allá de coordinar plazos y vencimientos. Es un recurso poderoso para la gestión empresarial.
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