Como a Linha Uni estruturou sua gestão documental com o ENSPACE

A Concessionária transformou sua operação de administração contratual ao eliminar erros manuais, padronizar metadados e centralizar o controle de documentos, tudo com o suporte da plataforma ENSPACE.

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ENSPACE na prática

Conheça a empresa e a solução desenvolvida

Mais controle e confiabilidade nas informações

A padronização de dados reduziu falhas humanas e aumentou a precisão nos registros e no acesso à documentação.

Agilidade no dia a dia com automação e integrações

A integração com ferramentas como Outlook e D4Sign trouxe fluidez aos processos, com assinaturas digitais e comunicações mais eficientes com os stakeholders.

Implantação rápida e suporte próximo

Com suporte personalizado, a equipe conseguiu adaptar o sistema às necessidades específicas da área contratual e notar resultados já no primeiro mês de uso.

Visão Geral da Empresa

A Concessionária Linha Universidade é a responsável pela retomada da Linha 6-Laranja de metrô de São Paulo. O empreendimento é uma parceria público-privada (PPP) firmada entre o Governo do Estado em Outubro de 2020 e que estabelece um contrato de 24 anos entre a construção e operação.

Setor:
Administração Contratual
Colaboradores:
+ 10 mil
Caso de Uso:
Gestão documental com automação e integração

Visão Geral da Empresa

Setor:
Administração Contratual
Colaboradores:
+ 10 mil
Caso de Uso:
Gestão documental com automação e integração

O Desafio

A Solução

O Resultado

Desafio

SharePoint e Excel: Soluções que não acompanhavam o ritmo

Antes da adoção do ENSPACE, os processos eram conduzidos via Excel e dependiam totalmente de ações manuais, o que abria margem para erros e retrabalho. O uso do SharePoint não supria as demandas específicas da área e limitava a eficiência da equipe.

Solução

1. Automatização de tarefas e padronização de metadados

Redução de falhas operacionais com preenchimento automatizado e centralização dos registros.

2. Gestão integrada com ferramentas do dia a dia

Conexão com Outlook e D4Sign trouxe mais fluidez à comunicação e aos trâmites de assinatura de documentos.

3. Adaptação sob medida desde a implantação

A equipe de implantação ajustou a plataforma de acordo com as particularidades da operação contratual, garantindo usabilidade desde o início.

Resultado

Uma nova gestão documental na Linha Universidade

A adoção do ENSPACE marcou um avanço significativo na rotina da Concessionária Linha Universidade. A automação de tarefas e a padronização de metadados eliminaram falhas comuns no preenchimento manual, trazendo mais segurança e confiabilidade à gestão documental.

Com a centralização das informações e o controle de tarefas, o time passou a atuar de forma mais organizada, com visibilidade sobre os processos e agilidade para localizar documentos, atender demandas internas e manter o histórico sempre atualizado.

A integração com o Outlook e o D4Sign otimizou o envio de documentos e as assinaturas digitais, reduzindo etapas operacionais e melhorando a experiência dos stakeholders envolvidos. Além disso, a equipe percebeu uma redução no tempo gasto com tarefas repetitivas e uma melhoria geral na produtividade, mesmo sem indicadores formalmente consolidados até o momento.

A flexibilidade do ENSPACE também foi um diferencial: a plataforma se ajustou às necessidades da área de Administração Contratual desde a implantação, com suporte próximo e personalizado, garantindo eficiência desde os primeiros 30 dias de uso.