Ciclo de vida do contrato: benefícios para a gestão da sua empresa

Ciclo de vida dos contratos. Gerenciamento de Contratos. Gestão e Organização de Documentos e Contratos. Administração e Gestão de Informações. Jurídicas. Departamento Jurídico. Advogados. Administração. Gestão Financeira.

O Ciclo de vida do contrato: benefícios para a gestão da sua empresa. A gestão de contratos ou gerenciamento de contratos vai além de coordenar prazos e vencimentos. Ele é um recursos poderoso para a gestão empresarial.

De quem são os contratos em uma empresa?

É comum que no Brasil a palavra contrato remeta ao advogado, ao gestor de departamento jurídico ou ao profissional que controla este tipo de gestão. No entanto e com o passar da maturidade empresarial, vemos que o grande volume de trabalho vinculado à gestão de contratos pode ser segmentado e fracionado entre as diversas áreas se a empresa conta com um software para ajudar nesta organização e padronização de documentos.

Qual é a importância de um contrato para a minha empresa?

As relações comerciais, profissionais seja elas mantidas com clientes, fornecedores, parceiros ou profissionais são relações de confiança, fundamentadas na palavra e boa-fé e isso não será mudado. Então, por qual razão devemos inserir um pedaço de papel se tudo vai bem?

A primeira percepção é a segurança de que o que foi combinado está escrito e o que está escrito pode ser provado e comprovado, se necessário.

É claro que a pretensão é que o negócio que foi combinado exista e permaneça sem maiores dissabores, mas nada como colocar tudo aquilo que foi combinado na ponta do lápis.

Isso acontece porque no Brasil tudo que é escrito tem valor diferenciado, seja pela formalidade e necessidade de todos envolvidos encararem como algo importante e que precisa ser cumprido, quanto para o caso de exigir na justiça alguma situação não cumprida.

A segunda diz respeito ao risco que você pretende tomar para uma determinada operação ou negócio. Não há como ver-se integralmente livre de riscos, mas é importante mensurá-los e descrevê-los corretamente em um pedaço de papel.

Neste post mostraremos como qualquer empresa e de qualquer segmento e tamanho pode ter uma estrutura de gestão de contratos e conduzir o ciclo de vida de um contrato de maneira simples e sem muitas complicações.

É comum que no Brasil a palavra contrato remeta ao advogado, ao gestor de departamento jurídico ou ao profissional que controla este tipo de gestão.

Mas, o que é ciclo de vida de um contrato?

O Ciclo de vida de um contrato é uma tradução livre de uma frase do idioma inglês muito conhecido e falado, especialmente nos Estados Unidos, Contract Lifecycle management.

Em países cuja cultura jurídica e social é amparada muito na boa-fé e nos costumes, a facilidade e diminuição da burocracia contribuem para que o desenvolvimento de profissionais não advogados consigam e tenham interesse na condução de departamentos de gestão de contratos e que não estão vinculados a um departamento jurídico, por exemplo.

É extremamente comum que o determinado de compras de uma empresa tenha seus modelos de contrato, os chamados Templates, que são elaborados e utilizados para os negócios da empresa e, caso necessário, recebem alguma orientação jurídica acerca dos termos e o que irá acontecer se aplicada uma determinada frase, palavra ou se a interpretação poderá gerar alguma espécie de risco.

Esse gestor do ciclo de vida do contrato está diretamente ligado ao processo operacional que varia conforme cada empresa, mas que basicamente tem a seguinte estrutura:

Pedido

É quando um profissional da empresa solicita o documento para o software. A depender da cultura da empresa, o profissional preenche algumas informações e já recebe um modelo de contrato pronto ou este pedido é encaminhado para a área de gestão de contratos ou departamento jurídico.

Modelo e
Personalização

A depender da circunstância de negócio, o Template, ou modelo não é suficiente pois o negócio tem detalhes específicos. Neste caso, a gestão de contratos pode adaptar o modelo com as condições de negócio para conferir segurança e detalhamento necessário para que os envolvidos se sintam seguros e combinados sobre as condições.

Negociação e
Revisão

É a fase em que os envolvidos recebem uma versão preliminar “rascunho” ou “draft” para identificarem se tudo o que foi combinado no documento está contido no documento. Essa fase também é composta de revisões, comentários que são digitados à borda do documento e encaminhados através de correio eletrônico. Conforme as versões são modificadas, novos arquivos são nomeados com a última alteração, até que todos estejam seguros.

Assinaturas

É o momento em que os envolvidos assinam o acordo que combinaram. Essas assinaturas atualmente são conduzidas eletronicamente por conta da redução de custos e facilidade entre os envolvidos. No Brasil, a assinatura eletrônica é amplamente aceita, com ou sem certificação digital, mediante o cumprimento de alguns requisitos e que geralmente todas as plataformas de assinatura digital possuem.

Arquivamento

O arquivamento nada mais é do que armazenar em uma nuvem e dentro de um software o arquivo que contém a folha de assinaturas eletrônicas e o documento que foi alvo dessas assinaturas para que, se necessário, os envolvidos possam consultar e tomar providências.

Administração

A administração é o acompanhamento do negócio (contrato) que foi firmado entre os envolvidos. Este tipo de administração é muito comum para as áreas de gestão de contratos e especialmente naqueles em que a prestação de serviços é continuada, ou seja, prestadores que tem uma relação longa com a empresa e que mensalmente devem cumprir obrigações em troca do recebimento de valores. É verdade que contratos envolvendo aquisição de insumos, matéria-prima e produtos são alvo de administração contratual da gestão de contratos, especialmente para observar regras relacionadas a faturamento e liberação de valores aos envolvidos.

Renovação e
Renegociação

Refere-se ao momento posterior em que o gestor de contratos ao acompanhar e administrar a negociação identifica a proximidade do vencimento e inicia uma fase para renovar e renegociar com os envolvidos um novo ciclo de negócios. É uma fase importante e que exige bastante atenção para certificar-se do vencimento de prazos e condições.

Gestão de Contratos é coisa de empresa grande?

Não. É coisa de empresa. Quando você passa a organizar os seus documentos e negócios que nele estão contidos é inegável que sua experiência como empresário será muito melhor, pois terá o controle da informação em qualquer tempo. Nem sempre a palavra “contrato” significa um pedaço de papel com este nome. Existem muitos outros documentos que não possuem o nome de contrato mas que contém as condições do negócio, os termos, como deve ser feito, entregue, produzido, entre outras questões que você negociou e que não tem um nome de contrato e que estão inseridos dentro de um outro documento.

O exemplo mais simples são as propostas comerciais. Muitas vezes as propostas comerciais não apresentam somente o nome, o valor, descrição do serviço ou produto, prazo de entrega e preço. Ela estabelece as condições prévias antes da formalização de um contrato ou até mesmo insere pequenas cláusulas (trechos de texto) para garantir as condições daquele negócio que está sendo celebrado.

Por isso é tão importante uma gestão de contratos, pois todos os documentos escritos por sua empresa se tornam revisáveis e aptos a seguirem um fluxo pré-determinado para garantir que nenhum documento, seja ele com nome de contrato ou não, seja assinado sem a sua validação e autorização.

Eu preciso de advogado para ter gestão de contratos?

Claro que não. Embora seja prudente você ter um advogado de sua confiança para elaborar os documentos de forma personalizada aos seus interesses, você mesmo ou alguém de sua confiança pode ser o responsável pelo acompanhamento das fases que envolve uma negociação, desde o pedido de um contrato até o seu arquivamento e administração.

Qualquer pessoa pode elaborar um contrato e assiná-lo, embora seja prudente consultar um advogado. No entanto, se você está muito acostumado ao seu negócio e entende que possui capacidade de prever todos os riscos em um pedaço de papel, você mesmo pode elaborar seus documentos.

Por outro lado, você pode adquirir algumas horas de consultoria de um advogado para que ele elabore documentos padrão “Templates” especialmente naquelas negociações em que você exibe um modelo de contrato/documento para a outra parte e que as condições não são possíveis de negociação.

Isso garantirá que você tenha velocidade superior aos concorrentes e oferecerá bastante eficiência e benefício a sua empresa.

Quais as desvantagens de não ter gestão de contratos?

A falta de regras e processos claros numa empresa afeta a sua produtividade e lucro. Quando você não possui uma gestão de contratos em sua empresa, você geralmente enfrenta situações como:

  • As áreas contratam fornecedores, os documentos não são padronizados, os pagamentos e a vigência não se adequam ao seu fluxo de caixa e estratégia empresarial;
  • Dificuldade de controlar as condições que seu sócio, área ou profissionais atuam perante terceiros, dificultando uma visão central da empresa;
  • Demora na conclusão de negócios por ausência de processos operacionais e controles através de e-mails;
  • Prazos e vigências esquecidos pelos responsáveis e dificuldade de consulta através de planilhas eletrônicas;
  • Dificuldade na mensuração da produtividade dos profissionais envolvidos pois não é possível identificar o tempo e o esforço empregado na atividade de controle.
Dicas para criar uma gestão de contratos na sua empresa

Não importa o tamanho da sua empresa, ter gestão é fundamental para evitar o desperdício e continuar o crescimento. Aqui vão algumas dicas para você iniciar o processo de estruturação, mesmo que você não tenha um departamento jurídico.

Centralizar Pedidos

Busque uma maneira de centralizar as requisições de contratos num local só. Você até pode oferecer que o pedido seja realizado através de várias formas como e-mail, formulários no site, whatsapp, Microsoft Teams etc., mas garanta que todas essas requisições serão concentradas em um único canal para controle e administração.

Controlar Modelos

Defina modelos prontos para que sejam utilizados nas suas principais negociações, naquelas mais comuns que você cotidianamente realiza. São exemplos os contratos de trabalho, contratos de compra e venda, contrato de locação, contrato de prestação de serviços, propostas comerciais, romaneios de compra, faturamentos, orçamentos, dentre outros modelos.

Prazos e Processos

Ajuste na sua empresa quais serão os prazos que os profissionais terão para elaborar, revisar, modificar, assinar os documentos e os modelos, ou se caso precisem de personalização, qual o prazo estabelecido. É importante definir os processos identificando qual é o processo mais comum, criando-o e depois estabelecendo as exceções conforme você identifica a necessidade.

Responsáveis

Identifique quem serão os responsáveis pela liberação do modelo, revisão do documento, assinadores, administradores dos contratos ou documentos na sua empresa.

Forma de Assinatura

Defina no próprio documento e nas regras internas da sua empresa como será o método de assinatura, se de próprio punho ou digital. Certifique-se de utilizar empresas de assinatura eletrônica que possuam os certificados do governo brasileiro para validade das assinaturas.

Organizar e Administrar

Defina o responsável pela guarda, armazenamento dos arquivos eletrônicos e quem irá administrá-los, consultá-los em caso de dúvida ou providências. Esse tipo de organização pode ocorrer em um local apropriado e que tenha segurança suficiente para evitar invasões e perda da informação. Garanta que você fará cópias se a administração ocorrer fora de um ambiente tecnológico certificado.

Acompanhar Etapas

Tenha em mente que o ciclo de vida de um contrato é composto de etapas e que é função de um gestor identificar eventuais barreiras e problemas nas etapas e tomar providências para que o processo flua naturalmente e sem interrupções. Certifique-se de você tenha condições de controlar de modo fácil e sem investir muito tempo.

Escolher Software

Você pode administrar contratos, propostas comerciais, documentos de entrega ou documentos da sua empresa somente através de planilhas eletrônicas, editor de texto e armazená-los em seu servidor ou na nuvem. No entanto, essa não é a melhor prática, já que exigirá muito controle manual e um investimento de tempo que não trará resultado financeiro para você ou seus colaboradores. Por isso, é fundamental que você escolha um software capaz de entregar todos esses recursos para que você volte a trabalhar em questões importantes na sua empresa, ao invés de passar boa parte do tempo investindo em um controle manual.

Quais os benefícios de uso do ENSPACE para a Gestão de Contratos?

O ENSPACE é o único software totalmente flexível. Isso significa que ele se adapta a sua realidade de negócios e entrega alguns modelos de contratos Templates prontos, sem que você precise se preocupar com isso.

No ENSPACE você possui uma infinidade de recursos para otimizar o seu tempo, seja em uma pequena ou numa grande empresa, com ou sem advogados.

No ENSPACE você pode personalizar a forma como o usuário fará a requisição do contrato ou gerar de modo automático o documento modelo, determinar etapas, tarefas, fluxos, enviar e-mails automáticos, armazenar os dados, acompanhar a revisão, os comentários e as alterações realizadas pelos envolvidos e enviar para assinatura eletrônica de sua preferência em instantes.

No Enspace é possível estabelecer comunicação em tempo real com todos os envolvidos através de um chat conectado na plataforma, diminuindo o ruído de comunicação.

No Enspace você pode integrar a sua caixa de e-mail para enviar correios eletrônicos para os envolvidos para esclarecer dúvidas, ou pedir documentos adicionais para finalizar uma etapa, tarefa ou concluir o procedimento.

É possível controlar os aditivos, os encerramentos, os termos, criar modelos de documentos, realizar edições e revisões simultâneas com as marcações em tela, além de outros recursos incríveis que somente o ENSPACE possui.

E o melhor de tudo: Você não precisa se preocupar com a quantidade de usuários, pois no ENSPACE quem requisita contratos ou possui tarefas de revisão não paga licença.

Consulte-nos como o ENSPACE pode ser um verdadeiro guardião do seu tempo e um grande aliado de sua empresa para a gestão de contratos e o ciclo de vida.