3 dicas para usar o Workflow no seu processo de trabalho
3 dicas para usar o Workflow no seu processo de trabalho
Você sabe como utilizar adequadamente a ferramenta de Workflow na sua empresa? Não importa qual seja a sua situação de uso, fluxo de trabalho é parte do cotidiano do profissional moderno.
Em alguns casos mais fácil, em outros mais complexo. De modo geral o Workflow é uma ferramenta importante em qualquer sistema de gestão empresarial.
O ENSPACE da Enlighten é um software que pode auxiliar você e sua gestão na construção de fluxos de trabalho bem definidos para facilitar tarefas rotineiras e melhorar sua performance.
Neste artigo apresentaremos alguns casos que sugerimos você avaliar antes de dar início a qualquer configuração.
#1 Defina o tipo certo de workflow
Acima de tudo a definição que você precisa tomar é definir qual será o tipo de fluxo de trabalho que você pretende empregar na sua empresa. A depender das características do setor e da área de atuação, você pode aplicar várias modelagens para alcançar eficiência operacional. Seja como for a dica de ouro é planejamento e desenho antes da configuração no software.
Em seguida você verá alguns tipos de Workflows utilizados para construir operações na gestão empresarial.
É um processo manual feito de forma simples cujos itens podem ser alterados ou movidos de acordo com as regras e procedimentos estabelecidos pela empresa e quando houver necessidade.
São fluxos cujos processos podem ter intervenção humana ou não. Afinal, eles são mais repetitivos, têm complexidade maior, além de exigir níveis maiores de qualificação e acesso a diversos sistemas de informação.
Este fluxo envolve processos mais burocráticos, pois estão coordenados às demais tarefas empresariais e podem ser simplificados a partir do workflow uma vez que ele possibilita a organização das informações.
Este tipo de workflow envolvem processos de trabalho cooperativo executado por variados departamentos da empresa, mas com um objetivo em comum. Como o fluxo de trabalho colaborativo é mais independente, ele não oferece tanta agilidade por poder demandar ações repetidas de um mesmo processo até que o objetivo seja, finalmente, alcançado. Contudo, este é um processo mais completo, por envolver diversos times cujas habilidades podem ser exploradas de maneira colaborativa.
As operações empresariais entrelaçam fluxos de trabalho de diversas categorias.
No entanto, este conhecimento acima pode auxiliá-lo a identificar para cada tarefa qual é o melhor método para arquitetura da organização de seus processos de trabalho.
#2 Do menor para o Maior
É comum que os usuários, empolgadas com uma solução poderosa como o ENSPACE queiram executar operações perfeitas através de um software. Embora esse seja o ideal para alcançar eficiência suprema nas operações de sua empresa, é também uma das principais causas de motivação no uso de software.
Desse modo, recomenda-se que usuários que ainda não possuem processos bem definidos, adotem a cautela de criar fluxos mais simples e com o passar do tempo implemente etapas, gatilhos e tarefas específicas para melhorar a automação e controle dentro do ENSPACE.
Por exemplo, imagine o uso do ENSPACE para a geração de documentos como um contrato. Todavia ao invés de realizar diversas tarefas, execuções e automações de tarefas. Recomenda-se que o usuário crie um fluxo simples de elaboração do documento, revisão, aprovação e envio para assinatura através do ENSPACE.
Assim com o passar da maturidade do fluxo poderá criar lembretes, avisos automáticos, fila de aprovações, entre outras possibilidades no ENSPACE.
#3 Relacionamento entre áreas
Um dos recursos mais interessantes do workflow é a possibilidade de transacionar dados e arquivos entre usuários do software. Mas e quando é necessário continuar um processo de negócio num outro software?
No ENSPACE é possível pois nossa tecnologia tem API aberta.
Com o ENSPACE é possível caminhar por diversas etapas de um fluxo, enviar as informações para um outro software, aguardar o processamento das informações e receber o retorno para prosseguimento do fluxo sem qualquer problema.
A tecnologia do ENSPACE oferece essa liberdade para os clientes que possuem mais de uma solução de tecnologia em suas empresas e que desejam que os softwares se comuniquem dentro de um fluxo fluido e simples.
Por outro lado, as empresas que utilizam o ENSPACE para diversas áreas poderão enviar dados, arquivos e determinar tarefas, ações ou gerar gatilhos de maneira simples e prática, possibilitando que cada área utilize o mesmo software ENSPACE mas que cada uma tenha a sua própria configuração desejada.
Conheça mais sobre o ENSPACE acessando nosso site www.enspace.io e degustando por 30 dias nosso software. Se preferir, preencha as informações para um contato personalizado para você e sua empresa.
Bem vindo ao mundo das possiblidade com o ENSPACE.